Performance TPE

Performance TPE – le blog

Des idées pour réveiller la performance de votre TPE

Calendrier : S’organiser avec efficacité

Voici le dernier article de notre dossier « Système d’organisation personnelle ».
Dans cet article, nous allons clôturer le dossier en découvrant comme s’organiser avec efficacité. Pour cela, nous allons nous pencher sur l’agenda des chefs d’entreprise .

Vous avez certainement remarqué que les articles fonctionnent les uns avec les autres pour créer un ensemble efficace. En utilisant tous les conseils de cette série, vous n’aurez aucun mal à reprendre le contrôle de votre organisation.

Précédemment nous avons vu :

S'organiser avec efficacitégrace à son calendrier

Le dirigeant est souvent partout à la fois, mais le revers de la médaille, c’est qu’il perd en efficacité. Et pourtant, avec un peu de rigueur, il est possible de multiplier sa productivité … tout en gardant du temps libre pour saisir les bonnes opportunités.

Voici nos principes de base pour utiliser son calendrier de la manière la plus efficace possible.

 

Principe #1 :
Utiliser un calendrier électronique partagé s’organiser avec efficacité.

Le calendrier électronique est une merveilleuse innovation :

  • Disponible sur plusieurs supports (ordinateurs, téléphones portables, en ligne …)
  • Synchronisé automatiquement
  • Il permet de prendre des rendez-vous et de les décaler, d’organiser des réunions avec plusieurs participants, d’informer son ou ses interlocuteurs dont les agendas se mettront automatiquement à jour …

Si l’entreprise utilise des calendriers partagés, nous gagnons encore en efficacité ! Plus besoin d’appeler nos collaborateurs pour vérifier qu’ils sont disponibles (et réciproquement), les calendriers de toute l’entreprise sont disponibles en permanence.

Nous vous conseillons vivement de délaisser votre agenda papier au profit d’un calendrier électronique. Pour planifier les événements au quotidien, c’est la solution la plus fiable et efficiente.Ne vous inquiétez pas, l’agenda papier n’est pas abandonné pour autant, mais il aura un autre usage.

 

Principe #2 :
Un seul calendrier pour tout noter

Les chefs d’entreprise ont souvent des agendas surchargés et difficilement tenables. Mais lorsqu’on essaie de concilier les événements personnels et nos obligations professionnelles, tout se télescope. En inscrivant tous les rendez-vous professionnels et personnels sur un même calendrier, nous évitons ces situations embarassantes.

La plupart des agendas électroniques offrent d’ailleurs la possibilité de créer des rendez-vous « privés » pour lesquels les informations sont masquées.

Autre avantage, ces calendriers permettent d’afficher au choix : un jour, une semaine, un mois … Avec ces différentes échelles de temps et en notant toutes nos activités au même endroit, nous avons une vision plus claire de notre temps réellement disponible. Nous voyons ce qu’il y a à faire, à court et moyen terme et nous pouvons plus facilement déterminer où sont nos priorités.

Astuce pour les projets

Pour réaliser un projet à moyen ou long terme, il est généralement judicieux d’indiquer des plages générales sur notre calendrier. Cela nous permettra de visualiser le temps que nous consacrerons à telle ou telle tâche.

C’est d’ailleurs souvent ce qui nous permettra de réaliser que nous avons été un peu trop optimistes. Il faudra alors réévaluer l’échéance du projet, son niveau de détail ou le nombre de personnes à faire intervenir ou reporter certaines tâches moins essentielles. Dans tous les cas, cette rapide étape de planification nous évitera de nous engager sur des délais irréalistes, décevoir nos clients ou perdre de l’argent.

Principe #3:
Créer des plages réservées à vos missions principales pour un concentré d’efficacité.

Selon le stade de développement de notre entreprise, notre mission principale évolue ; mais nous restons un élément clé de la productivité de notre entreprise. Nous ne pouvons donc pas nous permettre de prendre du retard sur les tâches qui nous incombent.

Malheureusement, nos journées se passent rarement comme nous l’avions espéré. Entre les imprévus, les urgences et les interruptions, notre liste de tâches s’allonge, nous prenons du retard sur des dossiers, nos objectifs ne sont pas atteints … Bref, la situation échappe à notre contrôle, surtout si nous sommes régulièrement interrompus dans nos tâches.

Organisation efficace : Organiser la lutte anti-chaos

Notre calendrier peut nous permettre de remettre de l’ordre dans ce chaos, car il nous permet de bloquer des plages horaires pour nos tâches principales. Pour cela, nous noterons dans notre calendrier :

  • les rendez-vous avec les autres (rendez-vous clients ou fournisseurs, tête-à-tête, pilotage, réunions …), pour lesquels vous intégrerez toutes les informations nécessaires (lieu, agenda de la réunion …)
  • des rendez-vous avez nous-mêmes : pour travailler à atteindre nos objectifs, mettre en place notre stratégie, ou laisser libre cours à notre créativité
  • et nous laisserons des plages de disponibilité : entre 40% et 60% de notre temps, pour nous permettre de faire face aux urgences et de saisir les opportunités

Lorsque nous ne prenons pas les rennes de nos journées, nous sommes soumis aux sollicitations et nous laissons d’autres personnes nous imposer leur agenda, consommer notre temps … aux dépens de nos objectifs.

Se donner les moyens d’atteindre ses objectifs

La clé se situe dans nos rendez-vous avec nous-mêmes. Ils nous permettent de reprendre la maîtrise de notre temps, de remettre la priorité sur nos objectifs et de traiter efficacement nos listes de tâches. Ce sont des moments à nous, sans interruption (ni email, ni téléphone, ni irruption de collaborateur), où nous pourrons avancer avec une efficacité maximale.

Ces rendez-vous se mettent en place à chaque début de semaine. Après avoir consulté nos listes de tâches et nos différents rendez-vous avec les autres, nous décidons des plages à bloquer pour chaque liste de tâches en nous assurant de ne pas surcharger nos journées pour garder une disponibilité suffisante.

Auto coaching : que révèle mon calendrier ?

En regardant son agenda a posteriori, on est parfois surpris de constater que les choses les plus importantes ne représentent pas l’essentiel de notre temps.

Jetez dès maintenant un oeil votre calendrier :

  • Que notez-vous dans votre agenda ? À quoi consacrez-vous réellement votre temps ?
  • Est-ce que cela correspond effectivement à vos objectifs ? À vos missions principales ?

Ce n’est peut-être pas le cas, mais imaginons que ça le devienne :

  • À quoi ressemblerait votre quotidien ? Qu’est-ce qui changerait ?
  • Quel impact cela aurait-il sur votre efficacité ?

Note : Si vous utilisez pleinement l’ACE, l’Agenda des Chefs d’Entreprises, vous n’oublierez pas de réserver des plages à vous-même, à votre vie sociale et à votre vie familiale. Ce sont des éléments importants pour une vie réussie au-delà du cadre de l’entreprise … Un dirigeant épanoui en vaut deux.

En conclusion

Félicitations, vous êtes arrivés à la fin de ce dossier sur l’organisation personnelle. Nous espérons qu’il vous permettra de regagner en productivité et en sérénité, avec une boîte de réception nickel, des tâches regroupées et un calendrier épuré et recentré sur l’essentiel.

Pour retourner voir certains points de ce dossier :

Lancez-vous : c’est le meilleur moyen d’avancer et de progresser ! Et vous avez tout à gagner à reprendre le contrôle de votre temps.

Si vous avez des question, ou si vous voulez aller plus loin dans votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

Retour haut de page