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Tâches : Reprendre le contrôle de son temps

Cet article est le 2e volet du dossier « Organisation Personnelle » et nous allons continuer à améliorer notre productivité avec la gestion des tâches, un excellent moyen de reprendre le contrôle de son temps lorsque l’on est chef d’entreprise.

Une tâche est une action qui doit être réalisée pour mener à bien un projet. Dans notre cas, il s’agit du développement de notre entreprise, les tâches ne manquent donc pas. Mais lorsqu’elles débordent de notre agenda et surpassent notre temps disponible, nous avons l’impression d’être débordés en permanence.

Reprendre le controle de son temps

Optimiser notre gestion des tâches nous permet de multiplier les tâches effectuées, de ne plus en oublier en chemin, et de retrouver le contrôle de notre temps en toute sérénité.

 

Principe #1 : se vider la tête

En tant que dirigeant, on a souvent beaucoup de choses en tête. Certaines tournent en rond, d’autres nous reviennent le samedi soir, sans parler des idées géniales qui arrivent sous la douche.

Tout cela encombre notre cerveau et fait monter en flèche notre charge. Cela mobilise inutilement une bonne partie de notre attention et de nos capacités mentales.

Le premier principe est donc de noter tout ce qui nous vient à l’esprit. Cela peut être dans un carnet, ou sur une application … peu importe tant qu’on l’a sous la main en permanence. Nous allons l’appeler le « Parking ».

Une fois qu’elles sont garées là, nos idées ne vont plus s’envoler ni nos pensées tourner en rond. On respire déjà mieux.

 

Principe #2 : identifier les tâches

Dans le Parking, tout est posé en vrac. On va maintenant pouvoir classer tout ça.

Nous avons généralement 3 types de contenu :

  • Les choses à faire
  • Les informations à conserver
  • Les idées pour plus tard

La deuxième catégorie sera archivée. La troisième ira dans un dossier dédié, chez nous il s’appelle « Bibliothèque des idées ».

Vous l’avez deviné : les tâches sont dans la première catégorie, celle des « choses à faire ».

Note : si vous utilisez notre méthode de gestion pour votre messagerie, votre boîte de réception est l’un de vos Parkings.

 

Principe #3 : les classer par contexte

Pour à traiter les choses à faire, nous allons les passer au crible :

1) Donner un nom à la tâche à effectuer

Une tâche doit décrire ce qu’il y a à faire, rien de tel que de commencer par un verbe – on comprendra tout de suite comprendre ce qu’il y à faire – et d’être le plus concis possible.

 

Astuce

À ce stade, décrire que la première action à faire suffit.

Si je dois faire repeindre mes locaux, ce sera par exemple « Appeler Paul pour récupérer le contact de son plâtrier peintre ».

Poser cette première action simple est la méthode la plus sûre pour lancera la machine.

D’autre part c’est toujours plus motivant quand la première action est rapide et simple.

Lorsqu’on est en mode projet, avec des équipes multidisciplinaires c’est différent : on décompose l’ensemble du projet en tâches et sous-tâches. Mais c’est beaucoup de travail, et cela n’est pas nécessaire pour de l’organisation personnelle. Détailler la prochaine action simple est, selon nous, la méthode la plus efficace.

2) Cette tâche peut-elle être déléguée – si oui, à qui ?

Notre efficacité et notre rentabilité dépendent de notre capacité à faire les bons choix pour notre entreprise et se mettre la tête sous l’eau n’est jamais un bon choix. C’est pour cela qu’il faut en premier lieu se demander si on peut la déléguer !

Si c’est le cas, nous l’attribuons à la personne concernée. Attention toutefois : transférer un mail en marquant « pour action » n’est pas une manière de déléguer.

 

Principe #4 : Regrouper les tâches par contexte

Maintenant que nous avons déterminé notre tâche, nous allons la replacer dans son contexte, c’est-à-dire le moment où vous allez la traiter.

J’ai par exemple une liste « Administratif » qui regroupe toutes les tâches administratives (pro et perso) que je dois réaliser. Chaque semaine, je me réserve une plage horaire pour traiter cette liste.

Mais j’ai aussi des listes comme :

  • « Téléphone » qui regroupe mes coups de fil à passer et que j’ouvre lorsque je suis dans la voiture, à la gare …
  • « Nom_Prénom de mes collaborateurs » dans laquelle je marque ce que je souhaite aborder avec eux au prochain tête-à-tête (les actions que je suis, des remarques, des idées) ainsi que les tâches que je vais leur déléguer.
  • « Achats » qui me sert de liste de courses de l’entreprise

Toutes ces listes regroupent les tâches en fonction du moment où elles vont être exécutées.

Chez Performance-TPE.fr, nous fonctionnons en mode projet, avec des listes matricielles par projet et par contexte. Ça fait classe, mais ce n’est pas toujours utile. Dans la plupart des cas, une liste « Bureau » ou « En-cours » sera plus pertinente pour y ranger vos tâches quotidiennes, tout le travail que vous allez réaliser vous même.

Dans la pratique, l’aspect contexte est toujours plus important que l’aspect projet.

 

Principe #5 : Effectuer la tâche au bon moment pour vous

L’astuce est de n’accéder à une liste que lorsque vous êtes en mesure de réaliser les tâches.

Dans notre agenda, nous allons donc bloquer des plages que nous nommerons en fonction de nos contextes : « Bureau », « Administratif », « Tête à tête avec tel ou tel collaborateur » … et qui nous renvoient à nos listes de tâches.

Il est important de noter que les tâches ne sont pas directement dans l’agenda ! C’est ce qui fait l’efficacité de la méthode.

 

Principe #6 : Rayer … ou tout autre petit plaisir

Nous méritons tous de connaître la satisfaction de rayer les tâches, de les voir disparaître de notre liste une fois réalisées et de sentir qu’on se rapproche de nos objectifs.

Il existe plein de logiciels et d’applications ludiques pour la gestion de tâches qui rendent. Nous aimons bien les outils de gestion de tâches en ligne et utilisons Trello, mais il y en a plein d’autres, et vous devriez pouvoir trouver chaussure à votre pied.

Quelques astuces supplémentaires

  1. Si une tâche doit être réalisée dans un délai donné, notez la date butoir et inscrivez la tâche dans votre agenda. Si cette date se trouve loin dans le temps et nécessite une préparation, créez une tâche intermédiaire que vous inscrirez là aussi dans votre agenda.

  2. Listes la première action suffit, mais si ça a plus de sens pour vous, rien ne vous empêche de noter le projet derrière l’action. Dans notre exemple, cela donnerait : « Appeler Paul pour récupérer le contact de son plâtrier peintre (rénovation local) ».

  3. Un projet n’avance pas ? Regardez si vous ne pourriez pas simplifier un peu plus la première tâche à faire. Faites de même si un collaborateur est bloqué, demandez-lui « Quelle serait la première action la plus simple et la plus facile que tu pourrais faire immédiatement ? »

  4. Désactivez les alarmes et notifications sur les tâches. Elles vous interrompent et sont source de stress. En plus, elles tombent toujours mal, donc vous cliquez machinalement sur « fermer » pour ne plus les voir. Bref, elles ne servent à rien de bon.

En conclusion

J’espère que cet article vous aura donné l’envie de passer à l’action et de reprendre le contrôle de votre temps (et de votre charge mentale).

Pour encore plus de productivité en toute sérénité, je vous invite à lire le prochain article de ce dossier. Nous verrons comment gérer efficacement notre emploi du temps de chef d’entreprise et notamment comment instaurer des priorités dans nos tâches.

Source image : marque St. Leonhart

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