Cet article est le 1er volet du dossier « Organisation Personnelle » et nous allons découvrir comment mieux gérer les emails et dompter sa messagerie.
Il s’échange de plus en plus de messages électroniques chaque jour. Les techniques de classement par dossier qui marchaient il y a quelque temps ont atteint leur limite. Entre les pubs, les spams, les mails adressés à toute l’entreprise pour se couvrir, les conversations … notre messagerie déborde de courriels. Une étude Adobe de 2016 a rélévé que nous passions plus de 4h par jours sur nos emails professionnels … Il fort probable que la situation ait encore empirée, notamment pour les dirigeants.
Si vous croulez sous les emails, accumulez les messages « non lus » et que votre boîte de réception est encombrée, il est temps d’agir et de dompter votre messagerie.
La gestion des emails est un vrai défi pour les dirigeants, il n’est pas rare qu’ils se retrouvent avec plus de 500 mails non lus. Saviez-vous que cela participe à notre stress ? Sentiment d’impuissance, sensation d’être débordé, notifications incessantes, sollicitations et déconcentration : lorsque notre messagerie prend le contrôle de nos journées, notre productivité chute et notre énergie aussi.
Voici une méthode efficace pour dompter sa boîte mail.
Première étape :
couper ses notifications.
Les notifications, ce sont les messages qui apparaissent sur notre écran, et qui s’associent souvent à une petite cloche pour être sûrs qu’on ne les rate pas. Avec un peu de chance, on a même la stéréo grâce à notre téléphone – qui reçoit évidemment le message lui aussi !
Mais voilà, un des pires ennemis de notre productivité ce sont les interruptions. Elles nous font perdre toute notre concentration.
Lorsqu’on entend le petit bruit de la notification, nous n’avons qu’une envie : savoir quel email nous avons reçu. Et hop, on interrompt notre activité pour le lire rapidement avant de retourner à notre tâche.
Il nous faudra 20 minutes pour retrouver notre niveau de concentration optimal. C’est long et il se peut qu’on n’y arrive jamais si les mails s’enchaînent.
Résumons donc : Nouveau message > Notification >> Déconcentration >>> Lecture de l’email et éventuellement traitement>>>> Reconcentrat… et non, nouveau message entrant !
Et si vous coupiez les notifications ? Nous l’avons fait, c’est tout bête et ça marche ! Gain de sérénité assuré : la boîte est muselée, elle cesse de nous interrompre à tout bout de champ et notre productivité peut retrouver un niveau satisfaisant.
C’est le premier pas vers la prise contrôle sur vos mails – alors que jusque là, ce sont eux qui contrôle votre ordinateur (et votre attention).
Deuxième étape :
imposer son rythme
Pour aller plus loin, vous allez dicter le rythme à vos emails. Il suffit de décider des créneaux auxquels vous allez les relever pour qu’ils impactent le moins possible votre efficacité.
Chez moi, c’est :
- le matin, APRÈS avoir organisé ma journée. Si je le fais avant, ils me détournent de mes vraies priorités.
- en fin de matinée, après mes tâches prioritaires
- en milieu d’après-midi (si j’ai le temps)
Lorsque nous choisissons la fréquence, cela change tout et cela nous redonne le contrôle de notre temps. Cette fréquence dépendra de votre activité ; nous conseillons de relever les mails trois fois par jour : une fois en milieu de matinée, une fois en milieu d’après-midi et une fois en fin d’après-midi.
Certains feront comme moi, et adapterons à leur façon de travailler, d’autres pourront ne relever leurs emails que deux fois par jour – ou même une seule.
Surtout, ne relevez pas vos mails à votre arrivée le matin, sinon ce sont eux qui vont prendre le contrôle de ce que vous allez faire quand vous arrivez au bureau.
Consulter votre agenda et votre liste de tâches « en cours » et déterminer vos priorités du jour sera beaucoup plus efficace !
Troisième étape :
discipliner sa boîte mail
Ah, la joie d’avoir une boîte de réception vide. Un pur bonheur zen … qu’on atteint facilement avec un tout petit peu de discipline.
Étudions ça de plus près. Il y a 3 principaux types d’emails :
- le spam > poubelle direct
- les emails « pour information seulement » > à classer (ou étiqueter) ou jeter
- les emails « pour action » > plus complexes … mais nous avons la parade. L’astuce, c’est de se demander si cette action va vous demander moins de 2 minutes. C’est le cas, alors faites-la. Sinon, faites-en une tâche et classez le mail.
Pour en savoir plus sur les tâches et apprendre à gérer vos listes de tâches, n’hésitez pas à lire cet article.
bonus pour les boîtes de réceptions qui débordent
Comment se lancer si la situation est critique ?Nous avons 2 méthodes. Choisissez celle qui s’adapte à votre tempérament.
- La version radicale : archiver tous les emails qui datent de plus d’une semaine et ne traiter que ceux qui restent. S’il y a des sujets importants, votre interlocuteur vous relancera.
- La version consciencieuse : ranger tous les emails dans un dossier spécifique et programmer des plages de travail dédiées pour leur traitement, en sus du traitement journalier des emails.
En conclusion
Vous voilà maintenant en mesure de dompter votre messagerie et de connaître, comme nous, le plaisir d’avoir repris le contrôle de vos emails.
Vous vous en doutez : la régularité est votre meilleure amie, si vous souhaitez tirer le meilleur parti de la méthode.
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